Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt, việc xây dựng phòng marketing in-house chuyên nghiệp không còn là lựa chọn mà trở thành nhu cầu thiết yếu của nhiều doanh nghiệp. Không chỉ giúp kiểm soát tốt hơn về thương hiệu và thông điệp, phòng marketing nội bộ còn mang đến tốc độ triển khai nhanh chóng, tiết kiệm chi phí dài hạn và tính linh hoạt cao trong chiến lược truyền thông.

Tuy nhiên, xây dựng một phòng marketing in-house từ con số 0 không phải điều dễ dàng. Làm sao để tuyển đúng người, phân bổ đúng vai trò, đầu tư đúng công cụ và tạo ra quy trình vận hành hiệu quả? Bài viết dưới đây từ Adsera Agency sẽ giúp bạn từng bước tháo gỡ những câu hỏi đó bằng một hướng dẫn toàn diện và thực tiễn nhất.

Tại sao nên xây dựng phòng marketing in-house?

So sánh giữa in-house và thuê agency ngoài

Việc lựa chọn giữa xây dựng team marketing nội bộ và thuê agency phụ thuộc vào mục tiêu kinh doanh, ngân sách và mức độ kiểm soát chiến dịch mà doanh nghiệp mong muốn. Dưới đây là bảng so sánh nhanh hai mô hình:

Lợi ích về kiểm soát thương hiệu và tốc độ triển khai

Khi sở hữu team marketing in-house, bạn có thể kiểm soát toàn bộ thông điệp truyền thông, màu sắc thương hiệu và phản ứng nhanh chóng trước các tình huống khủng hoảng. Bên cạnh đó, việc không cần thông qua bên trung gian giúp tiết kiệm thời gian trong việc phê duyệt và triển khai chiến dịch.

Tối ưu chi phí dài hạn và bảo mật thông tin nội bộ

Với một team nội bộ được đào tạo và duy trì lâu dài, doanh nghiệp không phải liên tục chi tiền thuê ngoài. Đồng thời, các dữ liệu khách hàng, insight thị trường và chiến lược dài hạn được bảo mật tốt hơn trong phạm vi công ty.

Xây dựng phòng marketing in-house

Bước 1: Xác định mục tiêu và chiến lược marketing nội bộ

Hiểu rõ mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp đều có các giai đoạn phát triển khác nhau: từ startup, scale-up đến giai đoạn mở rộng. Ở mỗi giai đoạn, chiến lược marketing cần phù hợp với mục tiêu cụ thể như:

• Gia tăng nhận diện thương hiệu (brand awareness)
• Thu hút khách hàng tiềm năng (lead generation)
• Tăng doanh thu bán hàng
• Chăm sóc và giữ chân khách hàng

Việc xác định rõ mục tiêu sẽ giúp phòng marketing định hình kế hoạch hành động cụ thể, phù hợp với ngân sách và nhân sự hiện có.

Gắn kết chiến lược marketing với tầm nhìn dài hạn

Marketing không nên vận hành như một bộ phận độc lập, mà cần được gắn kết chặt chẽ với tầm nhìn và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Một chiến lược hiệu quả cần trả lời được:

• Khách hàng mục tiêu là ai?
• Hành trình khách hàng diễn ra như thế nào?
• Lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp là gì?

Việc này đòi hỏi sự tham gia chặt chẽ giữa phòng marketing với lãnh đạo, phòng kinh doanh và chăm sóc khách hàng.

Xác định các chỉ số đo lường (KPI)

Không thể quản lý thứ bạn không đo lường. Do đó, khi xây dựng phòng marketing nội bộ, doanh nghiệp cần đặt ra các chỉ số hiệu quả (KPI) phù hợp:

• Traffic website, thời gian ở lại, bounce rate
• Tỉ lệ chuyển đổi từ lead sang khách hàng
• Chi phí trên mỗi khách hàng tiềm năng (CPL)
• Doanh thu mang lại từ các chiến dịch digital

Cơ cầu phòng marketing

Bước 2: Cơ cấu nhân sự cần thiết trong phòng marketing

Các vị trí cốt lõi cần có

Tùy theo quy mô và ngân sách, một phòng marketing in-house tiêu chuẩn nên bao gồm các vị trí sau:

1. Marketing Manager: Điều phối toàn bộ chiến lược và team.
2. Content Creator: Viết bài blog, nội dung social media, email marketing.
3. Graphic Designer: Thiết kế banner, ấn phẩm, infographics.
4. SEO Specialist: Tối ưu hóa website và nội dung cho Google.
5. Performance Marketer: Chạy quảng cáo Facebook, Google, TikTok.
6. Social Media Executive: Quản lý fanpage, group, nội dung ngắn.

Sơ đồ tổ chức mẫu theo quy mô doanh nghiệp

Với doanh nghiệp nhỏ (SME), có thể bắt đầu với 3–4 nhân sự đa nhiệm. Doanh nghiệp lớn hơn sẽ có phân nhóm chuyên môn rõ ràng. Dưới đây là sơ đồ mẫu cho doanh nghiệp quy mô trung bình:

Phân biệt vai trò giữa chuyên gia và generalist

Trong giai đoạn đầu, bạn có thể ưu tiên tuyển các “generalist” – người làm được nhiều thứ như viết nội dung, chỉnh ảnh, lên kế hoạch chiến dịch. Khi team mở rộng, hãy dần bổ sung các “specialist” để tăng chiều sâu chuyên môn và hiệu quả chiến dịch.

Bước 3: Tuyển dụng và xây dựng đội ngũ phù hợp

Lên kế hoạch tuyển dụng theo từng giai đoạn phát triển

Việc tuyển dụng nên được thực hiện theo từng giai đoạn tăng trưởng của doanh nghiệp. Trong giai đoạn đầu, bạn có thể bắt đầu với một team nhỏ từ 2–3 người đảm nhiệm nhiều vai trò. Khi doanh nghiệp mở rộng, hãy tuyển thêm các chuyên viên chuyên môn để tối ưu hiệu suất từng kênh marketing.

Tiêu chí đánh giá ứng viên marketing

Không chỉ cần giỏi chuyên môn, một marketer nội bộ cần có sự chủ động, sáng tạo và khả năng làm việc nhóm cao. Dưới đây là những tiêu chí quan trọng:

• Am hiểu về hành vi người tiêu dùng và nền tảng số
• Khả năng tư duy chiến lược và định hướng nội dung
• Kỹ năng phân tích dữ liệu và đánh giá hiệu quả
• Thái độ học hỏi và tinh thần teamwork

Văn hóa phù hợp và kỹ năng mềm cần thiết

Khi xây dựng phòng marketing in-house, yếu tố văn hóa doanh nghiệp đóng vai trò then chốt. Một team marketing hiệu quả cần:

• Có tinh thần phối hợp với các phòng ban (sales, CSKH…)
• Làm việc linh hoạt, sẵn sàng thay đổi theo xu hướng
• Khả năng trình bày và thuyết phục ý tưởng

Quy trình marketing in-house

Bước 4: Trang bị công cụ và nền tảng hỗ trợ

Công cụ quản lý công việc

Việc sử dụng công cụ quản lý giúp đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc. Một số phần mềm phổ biến gồm:

• Trello: Quản lý task đơn giản theo mô hình Kanban
• Asana: Theo dõi dự án, phân chia deadline rõ ràng
• ClickUp: Tối ưu cho team từ 5 người trở lên

Thiết kế và sáng tạo nội dung

Thiết kế đóng vai trò quan trọng trong việc truyền tải thông điệp. Những công cụ cần thiết bao gồm:

• Canva: Dễ dùng cho content và social media
• Adobe Creative Suite: Bao gồm Photoshop, Illustrator, Premiere Pro…
• CapCut: Dành cho dựng video ngắn TikTok, Reels

Phân tích dữ liệu và đo lường

Việc theo dõi dữ liệu marketing là yếu tố then chốt giúp tối ưu chiến dịch:

• Google Analytics 4: Phân tích hành vi người dùng
• SEMrush / Ahrefs: Phân tích từ khóa, đối thủ, backlink
• Hotjar: Theo dõi hành vi người dùng qua bản đồ nhiệt

Bước 5: Thiết lập quy trình làm việc và luồng giao tiếp

Quy trình sản xuất nội dung chuẩn SEO và truyền thông

Một quy trình nội dung tiêu chuẩn sẽ bao gồm các bước:

1. Lên kế hoạch nội dung theo mục tiêu từng tháng
2. Phân tích từ khóa và insight người dùng
3. Triển khai viết, thiết kế hình ảnh/video
4. Chỉnh sửa, phê duyệt và đăng tải
5. Đo lường hiệu quả và tối ưu

Quy trình xét duyệt và triển khai chiến dịch

Thiết lập quy trình phê duyệt giúp tránh lỗi và tiết kiệm thời gian:

• Người viết → người duyệt nội dung → trưởng nhóm → phê duyệt đăng tải
• Sử dụng các công cụ như Google Docs, Notion để theo dõi thay đổi

Kết nối giữa team marketing và bộ phận khác

Marketing cần làm việc chặt chẽ với các phòng ban như kinh doanh, sản phẩm và chăm sóc khách hàng. Việc họp định kỳ giúp:

• Nắm bắt nhu cầu thị trường từ team sale
• Hiểu pain point của khách hàng từ CSKH
• Phối hợp ra mắt sản phẩm cùng phòng phát triển

Công cụ marketing nội bộ

Bước 6: Đào tạo và nâng cao năng lực đội ngũ

Lập kế hoạch đào tạo định kỳ theo quý/năm

Đào tạo giúp cập nhật xu hướng mới và nâng cao chuyên môn cho team. Doanh nghiệp có thể:

• Mời chuyên gia về training nội bộ
• Tham gia khóa học online trên Udemy, Coursera, HubSpot Academy
• Thiết kế chương trình đào tạo nội bộ theo kỹ năng cần cải thiện

Khuyến khích học online, workshop và sự kiện ngành

Việc tham gia các sự kiện marketing giúp mở rộng góc nhìn và tạo cơ hội kết nối trong ngành. Một số sự kiện uy tín như:

• Vietnam Web Summit
• Digital Growth Summit
• VSMCamp (Vietnam Sales & Marketing Camp)

Tạo môi trường học hỏi và phản hồi 2 chiều

Văn hóa “growth mindset” trong phòng marketing sẽ giúp cả team phát triển. Một số hoạt động khuyến khích học tập:

• Chia sẻ tài liệu hằng tuần
• Review chiến dịch cũ để rút kinh nghiệm
• Ghi nhận cải tiến quy trình từ tất cả thành viên

Bước 7: Theo dõi – Đo lường – Tối ưu liên tục

Thiết lập báo cáo tuần/tháng/quý

Các báo cáo giúp bạn theo dõi hiệu suất phòng marketing và ra quyết định kịp thời. Nội dung nên bao gồm:

• Hiệu quả từng kênh (Facebook, SEO, Ads…)
• Tổng lượt tiếp cận, tương tác, chuyển đổi
• So sánh với KPI đã đặt ra

Đo lường hiệu quả theo mục tiêu đề ra

Ví dụ: nếu mục tiêu là tăng lead, cần đo:

• Số form đăng ký qua website
• CTR trên quảng cáo
• Chi phí/lead (CPL)

Tối ưu quy trình và năng suất theo dữ liệu

Sau mỗi chiến dịch, hãy tổ chức review nội bộ để đánh giá:

• Điều gì làm tốt?
• Điều gì cần cải thiện?
• Công cụ hoặc kỹ năng nào cần bổ sung?

case study phòng marketing nội bộ

Kết luận: Xây dựng team marketing in-house – đầu tư dài hạn xứng đáng

Một phòng marketing in-house không chỉ là bộ phận hỗ trợ truyền thông, mà còn là “bộ não chiến lược” giúp doanh nghiệp tăng trưởng bền vững. Với quy trình rõ ràng, đội ngũ chuyên môn và công cụ hỗ trợ phù hợp, doanh nghiệp có thể chủ động trong mọi chiến dịch – từ xây dựng thương hiệu đến tối ưu hiệu suất kinh doanh.

Adsera Agency sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong hành trình xây dựng phòng marketing in-house – từ tư vấn chiến lược, thiết kế thương hiệu đến triển khai chiến dịch đa nền tảng.

📞 Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí!

• 📞 Hotline: 096.555.1685
• 🌐 Website: www.adsera.vn
• ✉️ Email: info.adseraco@gmail.com
• 📍 Văn phòng: Tầng 5, số 2A, ngõ 84, phố Chùa Láng, Phường Láng Thượng, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG & CÔNG NGHỆ ADSERA

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Phòng marketing in-house phù hợp với doanh nghiệp quy mô nào?

Phù hợp với cả doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn – đặc biệt khi muốn kiểm soát thương hiệu và tối ưu chi phí dài hạn.

2. Có thể kết hợp giữa team in-house và thuê ngoài không?

Hoàn toàn có thể. Doanh nghiệp thường tự triển khai nội dung thường nhật và thuê ngoài các hoạt động chuyên biệt như branding, TVC hoặc chiến dịch lớn.

3. Chi phí để xây dựng phòng marketing in-house cơ bản là bao nhiêu?

Tùy quy mô, nhưng trung bình khoảng từ 15 – 50 triệu VNĐ/tháng cho team 2–4 người, bao gồm lương và công cụ.

4. Mất bao lâu để phòng marketing in-house hoạt động hiệu quả?

Thông thường từ 3–6 tháng nếu có kế hoạch và quy trình bài bản ngay từ đầu.

5. Làm sao để duy trì động lực và hiệu suất cho team marketing nội bộ?

Tạo môi trường sáng tạo, rõ ràng mục tiêu, ghi nhận đóng góp và thường xuyên đào tạo là chìa khóa giúp team phát triển bền vững.